Dames en heren, hier onder een handreiking fiscale verplichtingen taxiondernemingen.

Taxi regelgeving.

In alfabetische volgorde zijn de van belang zijnde onderdelen nader toegelicht. Hierbij wordt opgemerkt dat dit een indicatie is en het onmogelijk is een volledige opsomming te geven van alle fiscale wet- en regelgeving en dat zij regelmatig wijzigen. Tevens is een voorbeeld van een rittenstaat bijgevoegd. Overigens wordt u er op gewezen dat u geen vertrouwen kunt ontlenen aan dit schrijven en dat te allen tijde de wet dient te worden geraadpleegd voor de exacte tekst.
Afschrijving taxi
Het is toegestaan om de taxi in vier jaar fiscaal af te schrijven in plaats van de gebruikelijke vijf jaar.
Bewaarplicht
De fysieke en digitale vastleggingen inclusief de taxametergegevens van oude en nieuwe meters moeten zeven jaar bewaard worden op grond van de fiscale bewaarplicht van artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen (hierna: AWR).

Het juist en volledig bijhouden van de (kilometer) administratie, het volledig invullen en bewaren van de rittenstaten, werkmappen en het bewaren van de cumulatieve gegevens van de taxameter, zijn van essentieel belang voor de bewijskracht van uw administratie.

Dit geldt ook voor de bon die uit het pinapparaat komt. Dat de betalingen ook op de creditfactuur komen te staan doet hier niet aan af. Immers de uitdraai is een controlemiddel om vast te stellen of alle betalingen ook daadwerkelijk op de creditfactuur staan.
De bon die aan de klant wordt verstrekt na afloop van de rit speelt fiscaal geen rol, maar is voor de consument van belang voor klacht of garantie. Op deze bon is de bewaarplicht niet van toepassing.

Indien tijdens volgende onderzoeken wordt vastgesteld dat niet wordt voldaan aan deze administratie- en bewaarplicht kan uw administratie door de Belastingdienst worden verworpen. Dit heeft onder andere tot gevolg dat bij fiscale procedures de bewijslast verzwaard wordt (omkering van de bewijslast).
Boordcomputer
De Belastingdienst accepteert de boordcomputer taxi als uitgangspunt voor het registreren van kilometers. De GPS-gegevens gelden als begin- en eindadres.
De kosten van aanschaf en installatie mogen ineens ten laste van de winst worden gebracht. Er hoeft niet over meerdere jaren te worden afgeschreven. De digitale vastleggingen moeten zeven jaar bewaard worden en bij een boekenonderzoek inzichtelijk zijn.
Elektrische taxi
In de aankoopprijs van uw elektrische taxi’s is geen belasting op personenauto’s en motorrijwielen (verder BPM) begrepen. Ook is over elektrische auto’s geen houderschapsbelasting (verder HSB) verschuldigd. Daar waar vroeger een administratie bijgehouden moest worden om voor deze twee belastingen aannemelijk te maken dat een auto voor 90% of meer werd gebruikt voor taxivervoer, is dat met elektrische auto’s niet meer nodig.

Kasadministratie
Wanneer u de omzet grotendeels in contanten realiseert, is de kasadministratie een belangrijk bewijsmiddel voor de volledigheid van de aangegeven omzet. Op grond van de regelgeving bent u verplicht regelmatig aantekening te houden van de ontvangsten en de uitgaven. Dit geldt ook voor de opnames en stortingen betreffende privé aangelegenheden. De kasadministratie moet aan bepaalde minimum eisen voldoen. Zo moet deze dagelijks worden bijgehouden (tenzij er geen ontvangsten of uitgaven zijn) waarbij het administratief saldo uit de vastleggingen moet blijken. Dat administratieve saldo moet gelijk zijn aan de feitelijk aanwezige contanten. Deze controle moet bij voorkeur dagelijks, maar minimaal éénmaal per week plaats te vinden. Bescheiden waarop deze vergelijking wordt gemaakt moeten bewaard worden.
Kilometeradministratie
De wet BPM geeft aan dat op aanvraag teruggaaf van belasting wordt verleend voor personenauto’s die bestemd zijn voor taxivervoer. Deze bestemming van de auto moet – onder andere – blijken uit een vergunning op grond van de Wet personenvervoer. Eén van de voorwaarden voor de teruggaaf is dan ook dat de exploitant van de personenauto verklaart dat deze auto geheel of nagenoeg geheel als taxi wordt gebruikt of zal gaan worden.

Naar aanleiding van het overleg met het Koninklijk Nederlands Vervoer Taxi (hierna: KNV taxi) heeft de Staatssecretaris aangegeven hoe de taxiondernemer aannemelijk kan maken dat aan het 90% criterium is voldaan. De inhoud van deze regeling luidt als volgt:
– De auto wordt (nagenoeg) geheel als taxi gebruikt.
– Het gebruik kan achteraf worden getoetst.
– In eerste instantie wordt gekeken naar de kilometeradministratie. Indien naar het oordeel van de inspecteur de kilometeradministratie op zichzelf onvoldoende is, kunnen nadere gegevens uit de administratie in de beoordeling worden betrokken.
– Indien ook deze gegevens geen adequate toetsing mogelijk maken dan is het totaalbeeld dat de Belastingdienst van de ondernemer heeft, relevant.

Uit het bovenstaande volgt dat het de verantwoordelijkheid van u is om aannemelijk te maken dat u recht heeft op teruggaaf van BPM.
De kilometeradministratie van de auto kan bestaan uit de rittenstaten van de betreffende chauffeur(s) van de auto en/of de vastleggingen in de boordcomputer.
Inkoop/Verkoop auto
Als u een auto koopt waarop de margeregeling van toepassing is, moet u er rekening mee houden dat wanneer u dit bedrijfsmiddel gebruikt in de onderneming en vervolgens gaat verkopen er omzetbelasting dient te worden berekend over het verschil tussen de verkoopprijs en de inkoopprijs (de winstmarge). In overleg met de verkoper kan bij aanschaf van een gebruikte auto ook gekozen worden voor de normale omzetbelasting regeling.
Privé gebruik auto
De auto kan ter beschikking van u en uw personeel staan waardoor met de auto privé kan worden gereden. Omdat de Wet inkomstenbelasting 2001 (verder wet IB) uitgaat van rijden in privé met een personenauto die ter beschikking staat, moet er rekening worden gehouden met een bijtelling wegens privé gebruik, tenzij het sluitende bewijs van het niet of minder dan 500 kilometer privé rijden wordt geleverd door middel van een goede rittenadministratie. In de wet IB is omschreven waaraan een rittenregistratie ten minste moet voldoen. De bijtelling bedraagt voor iedereen aan wie de auto ter beschikking is gesteld een percentage van de cataloguswaarde. De bijtelling blijkt achterwege wanneer uit de kilometeradministratie blijkt dat de auto niet, of minder dan 500 km, privé is gebruikt..
Privé gebruik auto per 1 juli 2011 inzake omzetbelasting

De afdracht omzetbelasting voor privé gebruik van personenauto’s wordt voorlopig niet in onderzoeken betrokken in verband met de procedures die op dit moment worden gevoerd rond dit onderwerp. De Belastingdienst kan u hierover op een later tijdstip om informatie verzoeken of alsnog een nader boekenonderzoek instellen op dit punt.

Rittenstaten
Naast de taxameter wordt de basis van de administratie gevormd door de rittenstaat.
Het spreekt voor zich dat met oog op de belastingheffing, de rittenstaten – als zeer belangrijk onderdeel van de administratie – een juist en volledig cumulatief beeld moeten geven.

Op de rittenstaat moet onder meer de datum, de naam van de chauffeur, de naam en het adres van de vervoerder, de opbrengst per rit (taxameterbedrag en bedrag van betaling), de vertrek- en aankomsttijd per rit en het begin- en eindpunt van de rit, de volledige kilometertellerstanden, het aantal ritten en het aantal kilometers bezet, onbezet, overig zakelijk en privé worden bijgehouden. Aan het einde van de dienst wordt door het optellen van de ritopbrengsten de gerealiseerde dienstomzet bepaald. Wanneer er verschillen ontstaan zou dit apart omschreven moeten worden om een vergelijking te kunnen maken met de gegevens van de taxameter en de gegevens van de rittenstaat. Om onderscheid te kunnen maken in de verreden kilometers is de omschrijving van de rit zeer belangrijk.

Voor het onderscheiden van de verschillende soorten ritten in beladen (B), onbeladen (O), privé (P) en overig zakelijk (OZ), kunnen de ritten met hun kilometers, op eenvoudige wijze gecodeerd worden middels een B, O, P en OZ. Een nadere toelichting op de verschillende soorten ritten is opgenomen onder het kopje Taxivervoer.

Als voorbeeld is een goedgekeurde rittenstaat door de Belastingdienst en de Inspectie Leefomgeving en Transport (voorheen IVW) bijgevoegd.

Dit onderdeel is alleen van toepassing indien er geen boordcomputer wordt gebruikt.

Tarief omzetbelasting
In tabel 1 post b 9 van de wet OB is het vervoer van personen zoals bedoeld in de Wet personenvervoer 2000, het vervoer met auto’s voor de uitvoering van trouwerijen, begrafenissen en crematies daaronder begrepen valt onder het verlaagde tarief van 6%. In de Wet personenvervoer 2000 is bepaald dat het personenvervoer per auto dient plaats te vinden. De auto dient op het kentekenbewijs een opmerking goedkeuring als “taxi” te hebben. Het lage tarief is niet van toepassing op pakketvervoer, reclameontvangsten, ontvangen provisie of aanbrengprovisie.
Taxameter
Volgens vaste jurisprudentie is een taxameter aan te merken als een gegevensdrager. Voor een taxionderneming vervult de taxameter dezelfde rol als een kassa in een winkel. Op de taxameter wordt de aan de klant in rekening te brengen prijs afgelezen en vervolgens vastgelegd op een rittenstaat. Daarnaast worden de gegevens in het geheugen van de taxameter opgeslagen. De taxameter kan worden aangesloten op een printer, waarmee dan de klant een bonnetje of uitdraai kan worden verstrekt. Het vermelden van de ritten op de rittenstaat heeft niet tot gevolg dat de basisgegevens van de taxameter mogen worden vernietigd.
Taxivervoer
Een taxi-ondernemer kan onder bepaalde voorwaarden bij taxivervoer gebruik maken van fiscale faciliteiten, zoals een teruggaaf van BPM en een vrijstelling van MRB. In dat verband is het van belang om te weten of een rit met een taxi valt onder het wettelijk begrip taxivervoer in de zin van de Wet personenvervoer 2000. Voor het verkrijgen van deze faciliteiten moet aan de volgende drie voorwaarden worden voldaan.

1) het moet gaan om een personenauto,
2) deze personenauto moet geheel of nagenoeg geheel zijn bestemd om taxivervoer of openbaar vervoer in de zin van de Wet Personenvervoer 2000 te verrichten,
3) bij de aanvraag moet de ondernemer een aantal bescheiden overleggen.

Uit voorwaarde 2 volgt een onderscheid: taxi-gerelateerd vervoer versus niet taxi-gerelateerd vervoer. Er is een aantal praktijksituaties waarbij het onduidelijk is in welk van beide categorieën vervoer een bepaalde vervoershandeling valt. Met KNV taxi zijn hierover de volgende afspraken gemaakt.

I. Taxivervoer (beladen), valt onder de 90%-regeling BPM
Uitgangspunt bij taxivervoer is dat de rit rechtstreeks ten dienste van het vervoer van personen tegen betaling plaatsvindt. Het vervoer met een passagier is een beladen rit, ook als dit (gedeeltelijk) in het buitenland plaats vindt.
Andere vormen van personenvervoer zijn:
a) het vervoeren van personen op basis van een (zakelijke) sponsorovereenkomst;
b) het sponsoren van de plaatselijke sportclub en het op basis daarvan vervoeren van de sporters voor wedstrijden. Het sponsorbedrag is dan de waardering van alle kosten of niet in rekening gebrachte vergoeding die de ondernemer uit zakelijke motieven opoffert.

II. Taxi-gerelateerd vervoer (onbeladen), valt onder de 90%-regeling BPM
Bij taxi-gerelateerd vervoer worden geen personen vervoerd, maar is de aard van het vervoer essentieel om kwalitatief goed taxivervoer te kunnen uitoefenen.
Als meest voorkomend kan worden aangemerkt:
a) de voorrit, het rijden naar een klant of standplaats, ook als dit vanaf het woonadres gebeurt;
b) de ritten om de auto te onderhouden: wassen, tanken, reparatie, onderhoud, keuring, garagebezoek. Ook als dit buiten werktijd plaatsvindt.

III. Niet taxi-gerelateerd vervoer (overig zakelijk) valt niet onder de 90%-regeling BPM
Bij niet taxi-gerelateerd vervoer staat de vervoershandeling niet rechtstreeks ten dienste van het vervoer van personen tegen betaling. De ritten zijn wel zakelijk, maar vallen buiten de 90%-regeling van de BPM.
Voorbeelden van zakelijk, niet taxi-gerelateerd vervoer zijn:
a) het woon-werkverkeer van en naar het bedrijfsadres (NB, dit is voor de omzetbelasting WEL een privé rit en kent een eigen fiscale behandeling, zie hierna);
b) goederenvervoer: het halen en brengen van pakketjes, koeriersdiensten;
c) het bezoeken van (leden)vergaderingen (TTO) of andere bijeenkomsten;
d) het volgen van cursussen, opleiding, bijscholing t.b.v. de taxi-onderneming;
e) het bezoeken van filialen van het bedrijf of werknemers/collega’s;
f) besprekingen met de boekhouder, adviseur;
g) stortingen van contant geld bij een bank;
h) het maken van een rit (vaak met een limousine) voor promotionele doeleinden;
i) het bezoeken van zieke collega`s;
j) het op de weg inwerken van chauffeurs, zonder dat er klanten in de taxi worden vervoerd;
k) het gebruik maken van taxibusjes voor personeelsuitjes (eigen personeel), waarbij de werknemers alleen de brandstof vergoeden;
l) het tussentijds naar huis gaan om andere kleding aan te trekken of om thuis te eten;

m) rouw(volg)- en trouwvervoer. Dit personenvervoer, met inbegrip van het afhalen en terugbrengen van de gasten, is uitgesloten van de bepalingen in de Wet personenvervoer 2000 en heeft niet het karakter van (openbaar) taxivervoer.
Indien de ceremonie of plechtigheid van huwelijken, partnerregistraties, begrafenissen en crematies op dezelfde dag plaats vindt, dan geldt het volgende.
Trouwvervoer is alleen het vervoer op de dag van de gemeentelijke bevestiging door de ambtenaar van de burgerlijke stand van het huwelijk of de samenlevingsovereenkomst.
Rouwvervoer is alleen het vervoer op de dag van de begrafenis of crematie.

Verhuurde auto’s
Als u uw auto verhuurt aan een andere taxiondernemer dan moet deze ondernemer een rittenstaat invullen. Op deze rittenstaat moet de begin- en eindkilometerstand van de verreden ritten worden vermeld en de overige gegevens op de wijze zoals onder het kopje “Rittenstaat” is aangegeven. Deze rittenstaat is ook van belang voor uw kilometeradministratie van de verhuurde auto. Wanneer het karakter van de rit niet zichtbaar is, is het onduidelijk of er wel aan het 90% criterium voor de belasting op personenauto’s en motorrijwielen wordt voldaan en of er sprake is van een bijteling voor privé gebruik auto.

Vergoedingen aan portiers
Vergoedingen die u geeft aan anderen voor het verkrijgen van ritten zijn niet aftrekbaar van uw winst voor zover u hiervan geen wettelijke factuur heeft. Deze bedragen mogen niet in mindering worden gebracht op de gemaakte omzet.

Voorbelasting
Omzetbelasting komt voor aftrek in aanmerking indien deze door andere ondernemers op een juiste factuur in rekening wordt gebracht en voor zover de goederen en diensten worden gebruikt voor belaste handelingen. Voorwaarde is onder meer dat een factuur voldoet aan de in de OB gestelde eisen in artikel 35. In dat geval kan deze als voorbelasting in aftrek worden gebracht.

In artikel 33 van de Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting is de ontheffing van bepaalde verplichte vermeldingen op de factuur opgenomen. In lid 2, onder letter a van datzelfde artikel is bepaald dat bij de levering van brandstof voor landvoertuigen de vermelding van naam en adres achterwege kan blijven, mits de afnemer kan worden geïdentificeerd doordat zijn gegevens door de wijze van betaling, giraal of anderszins, traceerbaar zijn. Wanneer contant wordt betaald voldoet de brandstofbon niet aan de wettelijke voorwaarden en kan dit problemen geven bij een boekenonderzoek. Daarom stel ik voor dat u het kenteken op de bon laat noteren en bij de kasbescheiden op datum bewaard of aan de betreffende rittenstaat hecht.
Waarneming ter plaatse
Dit betreft een kort bedrijfsbezoek afgelegd door een ambtenaar van de Belastingdienst. Hierbij worden van belang zijnde bedrijfsgegevens genoteerd. Deze gegevens worden vastgelegd en bewaard in het belastingdossier. Aan dit bezoek kan niet het vertrouwen worden ontleend dat u een volledige (fiscale) uitleg heeft gekregen over de invulling van uw administratie, als ook die van de rittenstaten, werkmap en de mogelijkheden en onmogelijkheden van de taxameter die in uw auto aanwezig kan zijn. Dit is een gevolg van de beperkte controletijd (mede in belang van u “tijd is geld” wordt de waarneming kort gehouden) die hiervoor tijdens een waarneming ter plaatse wordt uitgetrokken. Tijdens de waarneming ter plaatse moeten de diensttotalen in de taxameter op het moment van de controle zichtbaar gemaakt kunnen worden door u of uw personeelslid.
Wanneer bij een waarneming ter plaatse geen diensttotalen in de taxameter zichtbaar gemaakt kunnen worden, wordt er niet voldaan aan de inlichtingenverplichting en kan dit tot gevolg hebben dat bij fiscale procedures de bewijslast verzwaard wordt.
Werkkleding
Werkkleding is kleding die naar aard uitsluitend of nagenoeg geheel uitsluitend geschikt is om zakelijk gebruikt te worden (b.v. een uniform, toga of stofjas). Uitgaven voor gewone kleding zijn niet aftrekbaar. Bedrijfskleding kan als werkkleding aangemerkt worden als elk kledingstuk apart voorzien is van een duidelijk zichtbaar bedrijfslogo van tenminste 70 cm².
Werkmappen
Een bestuurder van een taxi heeft gedurende de tijd dat hij arbeid verricht een geldige werkmap bij zich. Op grond van de Regeling werkmap is de bestuurder de verplichting opgelegd om ritgegevens in de werkmap in te vullen. Indien de bestuurder werknemer is gebruikt hij of zij voor iedere werkgever afzonderlijk, één werkmap tegelijk. De per kalenderweek bijgehouden weekstaten moeten na elke kalenderweek ondertekend worden door de werkgever. Uiteindelijk dient de werkmap zeven jaar bewaard te worden (op grond van de fiscale bewaarplicht artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen, hierna AWR).

Dit onderdeel is alleen van toepassing indien er geen boordcomputer wordt gebruikt.

Zichtwaarnemingen
De Belastingdienst doet ook zogenoemde zichtwaarnemingen. Bij een zichtwaarneming wordt er, in tegenstelling tot bij een waarneming ter plaatse, geen contact gelegd met de bestuurder van de taxi. Bij de zichtwaarnemingen wordt de data, het kenteken, de plaats en het tijdstip van een waargenomen taxi vastgelegd. Bij een later onderzoek zal de administratie met deze gegevens getoetst worden. Deze waarnemingen vinden plaats door beëdigde ambtenaren.
Zorgplicht
Om te voldoen aan de wettelijke inlichtingen- en bewaarverplichtingen van de AWR en om het ter inzage verstrekken van de administratie mogelijk te maken zult u als een goed huisvader moeten zorgdragen voor de gehouden administratie. Dit houdt in dat de administratie zich op een plek bevindt waar deze niet eenvoudig kan worden beschadigd dan wel op een andere manier in het ongerede kan geraken. Ook moet er regelmatig een backup van de digitale vastleggingen worden gemaakt en op een andere plaats worden bewaard dan waar de administratie wordt opgeslagen.